Ein aufgeräumter Japaner namens Ōno Taiichi entwickelte in den 1950ern eine erschütternd einfache Methode, um weniger zu planen und mehr zu erledigen. Grosse Aufgaben solle man zu kleinen Paketen schnüren und sogleich mit dem Bearbeiten der Teilaufgaben beginnen. Diese nur auf den ersten Blick banal wirkende Vorgehensweise nennt sich Kanban. Sie revolutionierte in den 1950ern die Arbeitsweise bei Toyota und gilt seit einigen Jahren unter Start-ups und kleineren Teams als Arbeitsstrukturierungsmassnahme Nummer eins.

So weit ist die Methode nicht viel mehr als eine To-do-Liste im Querformat. Aber: In jeder Spalte darf nur eine begrenzte Menge von Zetteln kleben. Vor allem in der doing-Spalte sollten Sie Ihr WIP-Limit («Work in Progress»-Limit) tief halten, vielleicht drei bis vier Aufgaben. Denn wenige abgeschlossene Teilarbeiten sind sinnvoller als viele angefangene.