For geeks, meetings don't conform to the problem-solution model of work. A meeting can't be clearly identified as solving a particular problem, so it must be a waste.

Das Instrument für die Vorbereitung einer Sitzung ist die Tagesordnung. Es darf keine Sitzung ohne Tagesordnung geben - mit einer einzigen Ausnahme, auf die ich am Schluss eingehen werde.

80 Prozent aller höheren Manager geben bei Befragungen an, über 60 Prozent ihrer Zeit in Sitzungen zuzubringen. Und 80 Prozent aller Manager geben an, dass 60 Prozent aller Sitzungen ineffizient und unproduktiv seien.

In der Sitzung dominiert das gesprochene Wort. Daneben ist es das geschriebene Wort, das man sich zum Werkzeug machen muss, wenn man an Wirksamkeit interessiert ist. Entgegen einer häufig vorgebrachten Meinung wird sich das auch durch Elektronik und Telekommunikation nicht ändern.

Seien Sie bei Besprechungen unpünktlich und verlassen Sie diese vorzeitig. Das erweckt den Eindruck, als seien Sie so beschäftigt, daß Sie nicht alles tun können. Der Beginn einer Besprechung bringt sowieso nichts, und zum Schluß werden die Aufgaben verteilt. Für eine so vielbeschäftigte Person wie Sie ist das Zeitverschwendung.

Aus der Besprechung sollen Ergebnisse hervorgehen; die Besprechung ist auszuwerten. Schon während der Besprechung werden alle wichtigen Meinungsäusserungen und Entscheide notiert. Das kann jeder für sich selber tun (Aktennotiz) oder ein formell beauftragter Protokollführer alle (Protokoll). Wertvoll ist aber auf jeden Fall, wenn schon zu Beginn der Besprechung alle wissen, ob ein Protokoll erstellt wird oder ob alle selber Notizen machen müssen.

Formelle Sitzungen brauchen formelle Protokolle, möglicherweise wortgetreue Protokolle. Alle anderen Sitzungen brauchen ebenfalls ein Protokoll, selbst wenn es nur wenige Notizen sind. Jedenfalls müssen immer Beschlüsse, Maßnahmen, Verantwortliche und Termine protokolliert werden. Darauf darf man nicht verzichten. Das hat nichts mit Bürokratie zu tun, sondern mit wirksamer Arbeit. Gerade die effektiven Führungskräfte verlassen sich weder auf ihr Gedächtnis noch auf das ihrer Kollegen, Chefs und Mitarbeiter. Sie schreiben die Dinge auf. Sie tun das aus zwei Gründen: erstens, um den Kopf freizuhaben für anderes; und zweitens, um für Klarheit zu sorgen. Das ist es, was sie effektiv macht.