Business-Kommunikation ohne E-Mail ist inzwischen kaum noch vorstellbar. E-Mail und Mailinglisten sind zweifellos extrem nützlich, nur bergen sie einige weniger offensichtliche Nachteile in sich: E-Mail heißt schreiben und beantworten von Nachrichten. Mit anderen Worten: Die Nutzer fügen lediglich etwas hinzu, ändern aber keine bestehenden Inhalte. E-Mails sind toll, um eine Diskussion zu führen, nur ist es schwer, einen abschließenden Konsens zu finden. Sie enthalten keine Hyperlinks und sind nicht strukturiert oder thematisch organisiert. Für E-Mails und Anhänge gibt es keine Änderungsverfolgung, die Ursprünge eines Dokuments sind nur schwer zu finden. Nicht zuletzt nehmen oft entweder nicht alle Interessierten am Prozess teil oder zu viele.
Kommt ein Wiki hinzu, dann verlagert sich allmählich ein Teil des E-Mail-Verkehrs dorthin. Langsam gewöhnen sich die Mitarbeiter daran, eine E-Mail mit einem Link zu zusätzlichen Inhalten zu versenden, statt diese anzuhängen. Querverweise werden einfacher, ebenso die flexible Benachrichtigung (nur Favoriten, täglicher Überblick, RSS-Feed). Das Wissen, das bei E-Mail-Kommunikation in einem geschlossenen Nutzerkreis zirkuliert, ist jetzt von allen Interessierten abrufbar.