In Wahrheit benötigt die Schriftlichkeit nicht mehr Zeit, sondern weniger. Sie spart Zeit. Die Schriftlichkeit, gerade die elektronische, macht unabhängig von persönlicher Anwesenheit. Das Wichtigste aber: Die Schriftform gibt Gelegenheit, ja sie zwingt dazu nachzudenken.

In der Sitzung dominiert das gesprochene Wort. Daneben ist es das geschriebene Wort, das man sich zum Werkzeug machen muss, wenn man an Wirksamkeit interessiert ist. Entgegen einer häufig vorgebrachten Meinung wird sich das auch durch Elektronik und Telekommunikation nicht ändern.

Viele Führungskräfte hegen dem Schriftverkehr gegenüber starke Vorurteile. Das hindert sie oft ein Berufsleben lang daran, eine vernünftige Einstellung dazu zu gewinnen. Sie vergeben damit die Chance, ihn zu einem Werkzeug und einem Mittel zur Verbesserung ihrer Wirksamkeit zu machen.

Aus der Besprechung sollen Ergebnisse hervorgehen; die Besprechung ist auszuwerten. Schon während der Besprechung werden alle wichtigen Meinungsäusserungen und Entscheide notiert. Das kann jeder für sich selber tun (Aktennotiz) oder ein formell beauftragter Protokollführer alle (Protokoll). Wertvoll ist aber auf jeden Fall, wenn schon zu Beginn der Besprechung alle wissen, ob ein Protokoll erstellt wird oder ob alle selber Notizen machen müssen.

Bemerkenswert viele Manager haben eine Abneigung gegen Schriftlichkeit. Sie assoziieren sie mit Bürokratie. Das mag in manchen Fällen seine Berechtigung haben, bei der Zielformulierung jedoch ist sie nicht angebracht. Die Ziele jeder Person müssen schriftlich dokumentiert sein, und zwar so präzise wie nur irgend möglich. Das bedeutet keineswegs Mehrarbeit, wie immer wieder eingewendet wird, sondern es spart im Gegenteil zusätzliche Arbeit, nämlich die spätere Mühe des Ausräumens von Missverständnissen, Irrtümern und Kommunikationsproblemen. Außerdem ist die schriftliche Dokumentation von Zielen eine unabdingbare Voraussetzung für eine spätere Leistungsbeurteilung.

Formelle Sitzungen brauchen formelle Protokolle, möglicherweise wortgetreue Protokolle. Alle anderen Sitzungen brauchen ebenfalls ein Protokoll, selbst wenn es nur wenige Notizen sind. Jedenfalls müssen immer Beschlüsse, Maßnahmen, Verantwortliche und Termine protokolliert werden. Darauf darf man nicht verzichten. Das hat nichts mit Bürokratie zu tun, sondern mit wirksamer Arbeit. Gerade die effektiven Führungskräfte verlassen sich weder auf ihr Gedächtnis noch auf das ihrer Kollegen, Chefs und Mitarbeiter. Sie schreiben die Dinge auf. Sie tun das aus zwei Gründen: erstens, um den Kopf freizuhaben für anderes; und zweitens, um für Klarheit zu sorgen. Das ist es, was sie effektiv macht.